İÇ KONTROL SİSTEMİ – Atatürk Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

İÇ TALİMAT

AMAÇ:

Bu talimat Başkanlığımız Birimlerinde, hizmetlerin etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla çıkarılmıştır.

TEMEL İLKELER:

Bu talimatın uygulanması ile ilgili olarak;

Başkanlığımız hizmetlerinin gerektiği şekilde yerine getirilmesinden Memurlar Birim Yetkililerine, Birim Yetkilileri Şube Müdürlerine, Şube Müdürleri de Daire Başkanına karşı sorumludurlar. (Başkanlık şeması Ektedir)
Birim Yetkilileri birimlerinin ahenk ve koordinasyonu ile diğer tüm işlemlerin hatasız, eksiksiz ve zamanında yapılmasından sorumludurlar.
Mesai (yapılması halinde fazla mesai) saatlerine titizlikle riayet edilecek. Giriş çıkışlarda defter imzalanacaktır.
Mesai saatleri içerisinde hiçbir şekilde Devlet memurluğu vakarına yakışmayan hal ve hareketlerde bulunulmayacaktır.
İzinlerin kullanılmasında 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun da belirtilen usul ve esaslara uyulmasına özen gösterilecektir.
Her memur kendi görevi ile ilgili yazışmaları yapacak, yazıların son nüshası memur, Birim Yetkilisi ve Müdür tarafından paraf edilerek sonuçlandırılacaktır.
Tahakkuk evrakları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına zimmetle teslim edilecek, iade edilenler ise yine zimmetle iade alınacaktır.
İhale Sözleşme sürecinde varsa Kesin Teminat Mektupları idaremiz tarafından gönderilerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı veznelerinde muhafaza edilecektir.
Evrak tetkikleri 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 61 nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılacaktır.
Tetkiki tamamlanarak ödeme aşamasına gelen sarf evrakları bekletilmeden Daire Başkanına gönderilecektir.
Daire Başkanınca imzalanmayan hiçbir evraka onay verilmeyecektir.
Talimat ile belirtilen hususlar Dairemiz bütünlüğü de dikkate alınarak yardımlaşma ve dayanışma içerisinde hassasiyetle yerine getirilerek herhangi bir gecikme ve hataya meydan verilmeyecektir.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

DAİRE BAŞKANI

DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV VE SORUMLULUKLAR:

GÖREVİ:

ÜNİVERSİTENİN EĞİTİM-ÖĞRETİM VE ARAŞTIRMA FAALİYETLERİ İÇİN GEREKLİ OLAN BASILI VE ELEKTRONİK ORTAMDAKİ HER TÜRLÜ BİLGİ VE BELGEYİ SAĞLAMAK. KAYNAKLARIN AKTİF VE VERİMLİ KULLANILMASINI SAĞLAMAK. DAİRE BAŞKANLIĞI İLE İLGİLİ SORUNLARI EN AKILCI VE EN MANTIKLI YOLDAN ÇÖZÜME KAVUŞTURMAK. KÜTÜPHANE İLE İLGİLİ HER TÜRLÜ İDARİ GÖREVİ YÜRÜTMEK. BİRİMLER ARASI İLETİŞİMİ SAĞLAMAK. ÜST YÖNETİME KARŞI SORUMLULUĞUNU YERİNE GETİRMEK.

Görev Detayı:

Kütüphanelere atanacak veya görevlendirilecek personel konusunda Rektörlüğe görüş bildirmek ve kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturarak iş bölümü yapmak, personeli üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yapmak,

Kütüphane hizmetlerinin en iyi şekilde yürütülebilmesi için gerekli kırtasiye, araç-gereç, malzeme, bakım-onarım ve diğer giderleri göz önünde bulundurarak bütçe taslağını hazırlayıp Rektörlüğe sunmak.

Birimlerin materyal istekleri, ilgili kütüphane personeli tarafından tespit edilmiş kitaplar, süreli yayınlar, elektronik yayınlar ve diğer kütüphane materyallerin alımları ile ilgili olarak; koleksiyon geliştirme politikası çerçevesinde, birimler arasında denge ve öncelikler dikkate alınarak, ilgili kütüphane personelinin görüşleri de dikkate alınarak Rektörlüğe önerilerde bulunmak.

Araştırmacıların bilgi ve belge ihtiyaçlarını karşılamak üzere; yurt içinden ve dışından kitap, tez, süreli yayın, elektronik yayın (e-kitap, e-süreli yayın, CD-ROM, veri tabanı mikro-film, görsel-işitsel materyaller vb.),sağlamak, sağlanan belgeleri sistematik bir şekilde araştırmacıların hizmetine sunmak.

Teknik Hizmetler ile Kullanıcı Hizmetleri’nin standardizasyonunu sağlamak ve denetimini yapmak.

Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphanede kullanılmasını sağlamak.

Merkez ve birim kütüphanelerinin uyum ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak, bu amaçla mesleki kurslar açmak, eğitim programları düzenlemek.

Üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, öğrencilerinin zorunlu staj ve uygulama programlarının yürütülmesine yardımcı olmak.

Kütüphane hizmetleri hakkında faaliyet raporu hazırlayarak Rektörlüğe sunmak.

Kütüphanenin mekan olarak, kullanıcılar ve bilgi kaynakları için yeterli ve ergonomik olup olmadığının araştırılması; yeterli değilse Rektörlük Makamından gerekli isteklerde bulunulması.

Tüm kullanıcıların bina içerisinde güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak.

Teknik Hizmetler Şube Müdürü

Görevi:

Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip ederek, sorunlar ve çözüm yolları hakkında Daire başkanlığı’na bilgi vermek.
Daire Başkanı ve üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

Görev Detayı:

Yönetim fonksiyonlarını kullanarak şubenin/bağlı birimlerinin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak.

Eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek için bilgi kaynaklarının düzenlenmesi, geliştirilmesi ve çağın gerektirdiği şekilde üniversitemiz öğretim elemanı, öğrencileri ve diğer araştırmacıların hizmetine sunulmasını sağlamak.

Kitap, süreli yayın, tez, görsel-işitsel ve elektronik kaynakların; kolay ve çabuk biçimde okuyucuya ulaşılmasını sağlayacak şekilde kataloglanması ve teknik işlemlerinin yapılarak sınıflanması, konu başlıklarının verilmesi, kataloglanması vb. teknik işlemlerinin yapılarak kullanıcıların hizmetine sunulması.

Kütüphaneye sağlanan tüm materyallerin taşınır kayıtlarının tutulup kontrollerinin yapılmasını sağlamak.

Kütüphanede kullanılan yazılım programlarının iyileştirilmesi için üstlerine ve ilgili firma yetkililerine önerilerde bulunmak.

Teknik hizmetlerde çalışan ve/ veya yeni işe başlayacak personelin mesleki bilgilerini güncelleştirmesi için eğitim planlaması yapmak ve iş akışını belirlemek.

Yordam Kütüphane otomasyon sisteminin belirli aralıkla yedeklenmesi ve güncel versiyonlarının etkin olarak kullanılmasını sağlamak.

Üniversitemizin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek için kullanılan bilgi kaynakları, mal ve malzemelerin seçimi, siparişi, satın Alma ve takibi işlemlerini yapmak.

Kütüphane hizmetlerinden ve kaynaklarından verimli bir şekilde yararlanılmasını sağlamak amacıyla web hizmeti, kütüphane tanıtım turu, katalog sorgulama eğitimi, veri tabanı eğitimi, istatistiki bilgi alma, faaliyet raporu hazırlama, tanıtım ve bilgilendirme faaliyetlerini gerçekleştirmek.

Birimler arasında koordinasyonu sağlayarak, kendisine bağlı birimlerlerde gerçekleştirilen tüm işlemleri sonuçlandırmak.

Verilen diğer görevleri yapmak.

Kullanıcı Hizmetler Şube Müdürü

Görevi:

Kullanıcıların bilgi kaynaklarından etkin ve verimli bir şekilde yararlanabilmeleri için gerekli her türlü düzenleme ve çalışmaları yapmak. Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip ederek, sorunlar ve çözüm yolları hakkında Daire başkanlığı’na bilgi vermek. Daire Başkanı ve üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

Görev Detayı:

Yönetim fonksiyonlarını kullanarak şubenin/bağlı birimlerinin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak.

Kütüphane kaynaklarının kütüphane dışında da güvenli olarak kullanımını sağlamak için; Üyelik kurallarını (üye olma, kayıt silme, ödünç materyal sayısı ve süresi, yıpranma ve kayıp bedeli belirleme) belirler ve uygulanmasını sağlar.

Kütüphane kullanımının verimini artıracak her türlü gelişmeyi ve mesleki toplantıları takip eder.

Kütüphanemizde bulunmayan kaynakları başka bilgi merkezlerinden temin etme ve kendi kaynaklarımızı ödünç verme kurallarını belirleyerek başka kütüphanelerle işbirliği yapar. Bu konudaki gelişmeleri ve mesleki toplantıları yakından takip eder, gerekli katılımı sağlar.

Kullanıcı salonları için gerekli raf, masa, sandalye ihtiyacını üst yöneticiye bildirir.

Kullanıcı ve Bilgi Hizmetleri kapsamında raf düzenini kontrol edip; her türlü aksaklığı belirleyip giderilmesi sağlar.

Kullanıcı ve Bilgi hizmetlerinde çalışan ve/ veya yeni işe başlayacak personelin mesleki bilgilerini güncelleştirmesi için eğitim planlaması yapmak ve eğitim vermek.

Raftaki yıpranmış kitap ve etiketlerin yenilenmesi için teknik hizmetelere gönderilmesini sağlamak,

Dış kullanıcıların kütüphaneyi kullanma usul ve esaslarını belirlenmesini sağlar.

Yordam Katalog Tarama Programı ve Self Check cihazı ile ilgili sorunları firma temsilciliğine bildirmek.

Faaliyet raporlarında kullanmak, iş hacmini ölçmek ve değerlendirmek amacıyla Kullanıcı Hizmetleri Şube Müdürlüğü kapsamındaki bütün faaliyetlerin istatistiklerinin tutulmasını sağlamak.

Görme Engelliler Birimi ile ilgili donanımsal ve yazılımsal sorunların çözümüne yönelik çalışmalar yapmak.

Verilen diğer görevleri yapmak.

İdari Hizmetler Şube Müdürü

Görevi:

Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip ederek, sorunlar ve çözüm yolları hakkında Daire başkanlığı’na bilgi vermek. Sekreterlik, Yazı işleri, Bina İşletim Sistemi, Temizlik Hizmetleri, Güvenlik Görevlileri ve Bekçilerin koordinasyonun sağlamak.

Daire Başkanı ve üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

Görev Detayı:

Yönetim fonksiyonlarını kullanarak şubenin/bağlı birimlerinin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak.

Kütüphane hizmet birimlerinin her türlü planlama, organizasyon, geliştirme ve denetleme faaliyetlerini yürütmek.

Kütüphane hizmetleri yürütülürken çıkan bakım onarım cihaz arızalarının giderilmesi için gerekli tedbirleri almak.

Birimde çalışan personelin özlük işlemleri ile ilgili çalışmaları organize etmek.

Birim faaliyet raporlarının hazırlanmasını koordine etmek.

Kütüphanenin her türlü yazışma işlerinin yürütülmesini sağlamak.

Belirtilen görevlerle ilgili olarak yapılan çalışmalar, faaliyetler ve ortaya çıkan sorunlarla ilgili rapor ve istatistik hazırlanmasını sağlamak.

Kütüphanenin iç ve dış temizlik işlerinin yaptırılmasını sağlamak.

Verilen diğer görevleri yapmak.

SAGLAMA

Satınalma ve Bütçe:

Görevi:

Başkanlığımızın faaliyetlerini yürüttüğü harcamaların ödenek tespiti yapılarak, bütçe tekliflerini hazırlamak.

Performans Programı çerçevesinde Stratejik plan ve Yatırım bütçesine uygun olarak gerekli belge ve cetvelleri doldurulmak.

Maliye Bakanlığınca verilen ödenekler doğrultusunda tertiplere uygun şekilde harcama yapmak

Başkanlığımıza tahsis edilen ödenek takibini e-bütçe üzerinden yaparak, ek ödenek ve ödenek aktarma talebini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına İletmek.

Satın alınacak materyal (Veritabanı, süreli yayın, kitap, büro ve teknik malzeme vs.) için piyasa fiyat araştırması yaparak ihale ve/veya doğrudan temin yolu ile alım yapmak.

Veritabanı ve diğer Tek Kaynaktan Temin edilen Mallara ilişkin alımlarda Proforma Fatura, Tek Yetkili satıcı/Apostil belgesi alınarak ödeme işlemlerini gerçekleştirmek.

Kütüphanede kullanılan teknik cihazların bakım ve onarım sözleşmelerini düzenleyip yıl sonu ödeme işlemlerini gerçekleştirmek.

Ödemesi gerçekleşen işlerin evraklarını dosyalamak.

Ödemeler aşamasında muayene Kabul ve taşınır işlemlerinin düzenli yapılması için gerekli tedbirleri almak.

Başkanlığın etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini destekleyip kaynakları etkili ve verimli olarak kullanmak.

Akademisyen ve öğrencilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için kütüphane koleksiyonuna dahil edilecek yayınların seçimini yapmak.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

KATALOG VE SINIFLAMA

Görevi:

LCSH (Library of Congress Subject Headings) kullanarak konu başlıklarını LC (Amarikan Kongre Kütüphanesi ) sistemine göre sınıflandırma işlemini yapmak.

Basılı ve elektronik kitapların kataloglama ve sınıflama işlemlerini yürütmek, CD eki olan kaynakların, varsa CD, DVD vb. eklerinin kayıtlarını girmek.

Süreli yayınların kataloglama ve sınıflama işlemlerini yürütmek.

Taşınır Kayıt Kontrol Birimi tarafından otomasyon programında demirbaşı verilen kitap ve kitap dışı (CD, DVD, vs.)yayınların tek tek kataloglama işlemini yapmak

Yordam Kütüphane Otomabyon Programında kataloglama ve sınıflama işlemi biten kaynakların etiketlenerek kullanıma hazır hale getirilmesi, Yıpranmış ya da yanlış girilmiş yayınların katalog ve sınıflamalarının düzeltilerek yeniden etiketlenmesi, Sergi rafında bulunacak kitapların organizasyonunu sağlamak.

Kitap ve kitap dışı kaynaklara manyetik bant yapıştırmak, kütüphane kaşelerini basmak..

Bağış gelen materyallerin koleksiyonda olup olmadığını denetleyerek koleksiyona ya da birim kütüphanesine dahil edilmesine karar vermek.

Kütüphane koleksiyonuna yeni kazandırılan yayınların listelerini kütüphane web sayfasından kullanıcılara duyurmak

Kataloglama ve Sınıflama konusunda yeni yaklaşımları ve standartları takip etmek ve uygulamaya dönük çalışmalar yürütmek.

Katalog kayıtlarının doğruluğu, güncelliği ve erişilebilirliğini takip ederek varsa hataları düzeltmek, Kayıp kitap işlemlerini yürütmek.

Gerektiğinde koleksiyon ile ilgili istatistik, rapor vb. çalışmalar hazırlamak.

Yıl sonu sayım işlerinde her yayın için teknik okuma yapmak.

Verilen diğer görevleri yapmak.

ELEKTRONİK YAYINLAR:

Görevi:

Akademik personelden gelen talepler ve kullanıcı istatistikleri doğrultusunda, abone olunacak veritabanlarının listesini oluşturmak ve bu listeyi kütüphane yönetiminin değerlendirmesine sunmak.

Deneme erişimine açılmış olan veritabanlarının takibini yapmak, bu konuda gelen talepler doğrultusunda kullanıcıları bilgilendirmek.

Kütüphane web sayfasına konulan veritabanlarını IP tanımlı olarak akademisyenlerin ve öğrencilerin kullanımına sunmak. Bunlarla ilgili olarak kullanıcılara, e-posta yoluyla duyurular yapmak.

Kampus dışından veritabanlarından faydalanmak isteyen kullanıcıları, kampus dışı erişim konusunda bilgilendirmek.

Veri tabanı istatistiklerinin alınabilmesi için firmadan veya veri tabanı sorumlularından “kullanıcı adı” ve “şifre”lerin sağlamak ve veri tabanına ait istatistiklerin düzenli bir şekilde almak ve değerlendirmek.

Ücretli ve ücretsiz veritabanları sayısını belirlemek; veritabanları içindeki e-kitap, edergi, tam metin ve bibliyografik veritabanı sayısını belirlemek.

Veritabanlarının lisans anlaşmaları işlemlerini yürütmek.

Akademik personele ve öğrencilere yönelik abone olduğumuz basılı ve elektronik bilgi kaynakları için kullanıcı eğitimi düzenlemek.

İThenticate; makale intihal programının lisans anlaşması çerçevesinde akademik personelinin üyelik işlemlerini gerçekleştirmek ve iThenticate kullanıcı eğitim programlarını düzenlemek.

Turnitin tez, ödev ve proje intihal tarama programı için üyelik işlemlerini gerçekleştirmek ve Turnitin kullanıcı eğitim programı düzenlemek

Abone olduğumuz elektronik ve online erişimli bilgi kaynakları ya da arayüzde oluşan herhangi bir teknik sorunu değerlendirmek üzere firmayla iletişime geçmek.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

OTOMASYON

Görevi:

Kütüphane web sayfasını düzenlemek, geliştirmek, yenilemek.

Kütüphane otomasyon proğramını geliştirmek ve yenilikleri takip etmek.

Kütüphane hizmetlerinde kullanılacak yeni teknolojileri takip etmek ve uygulanmasını sağlamak.

Kütüphane bilgisayarlarındaki problemleri gidermek.

YORDAM otomasyon sistemi üzerinden tüm teknik hizmetlerin gerçekleştirilmesi.

Kataloglama, Sınıflama.

Ödünç verme/Alma

Ödünç süre uzatma

Bilgi kaynağı isteğinde bulunulması.

Bilgi kaynakları ve kullanım hakkında her türlü istatistik alma.

Kullanım eğitimi sunma.

Bilgi kaynaklarına ulaşmada danışma yapma.

Self Check ile Otomotik ödünç alıp/Verme.

Kullanım giriş çıkışlarında denetimi sağlama.

Bilgi kaynaklarına güvenlik ve ödünç işlemi için barkod sistemi yerleştirme.

SÜRELİ YAYINLAR

Görevi:

Kullanıcılardan; eğitim-öğretim yılı için abone olunmasını istedikleri süreli yayınların taleplerini almak.

Talep edilen süreli yayınların, abonesi olduğumuz veritabanlarında olup olmadığını kontrol etmek.

Aboneliği gerçekleştirilecek süreli yayınları, liste halinde kütüphane yönetimine sunmak.

Yıl içerisinde abone olunan süreli yayın sayılarının tam olması için gerekli takibi yapmak.

Abone olunan veya bağış yoluyla kütüphaneye gelen süreli yayınları, Süreli Yayın Takip Kurallarına uygun olarak Yordam Otomasyon Sistemi’ne işleyerek kayıt altına almak.

Kayıt altındaki yayınları alfabetik olarak raflara yerleştirmek ve okuyucuların hizmetine sunmak.

E-Posta, telefon, çevrimiçi form veya yüz yüze iletişim yoluyla süreli yayınlar hakkında gelen soru ya da talepleri değerlendirmeye almak, gerekli bilgileri vermek.

Arşivden faydalanacak kullanıcılara araştırmaları konusunda yardımcı olmak.

Süreli Yayınlar Arşivi’nde salon ve raf düzenini sağlamak.

Belirlenen kurallar çerçevesinde kullanıcıların yayınlardan faydalanmasını sağlamak.

Süreli yayınların (dergi, gazete) takibini ve kontrolünü yapmak.

Yayınların kullanıcıya sunulması ile ilgili hizmetlerin yürütülmesini sağlamak.

Yılsonunda, satın alınan ve sayısı tamamlanan yayınları tutanakla birlikte Cilthaneye teslim etmek.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

TAŞINIR KAYIT YETKİLİSİ:

Görevi:

Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek.

Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

Satınalma ve bağış yolu ile alınan materyallerin KBS’ye girişini yapmak.

Satın almalarda tamamlanan evrakları ödeme yapılması için satın alma birimine teslim ederek KBS üzerinden HYS’ye gönderilmesini sağlamak.

Devir alma işlemlerinde KBS üzerinden kontrolü yapılan demirbaşların onayı alındıktan sonra TİF ve onay yazısını muhasebeye gönderilmesini sağlamak.

Birimlerin talepte bulunduğu tüketim ve dayanıklı taşınır malzeme ihtiyaçlarını karşılamak.

Birim ve Kişilere teslim edilen dayanıklı taşınırları zimmetle teslim etmek.

Dönem çıkış raporlarını düzenleyerek imzaya göndermek.

Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırların yıllık gidişatına göre azami stok miktarı ve maksimum devir hızına göre belirlenip, talebini harcama yetkilisine bildirmek.

Yıl sonu sayım işlemlerini gerçekleştirip, ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.

Yılsonu Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetveli düzenleyerek yetkili birimlere onaylatmak.

Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen eğitim ve seminerlere katılmak.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

CİLT VE ONARIM

Görevi:

Cilthaneye gönderilen yayınların otomasyon programında “Ciltte” görünecek şekilde işlem yapmak.

Yayınları yıpranmışlık durumuna göre ayırmak.

Tamir işlemine öncelik vermek.

Yeniden ciltlenmesi gereken kitapların ciltleme işlemini yapmak.

Ciltleme işlemi biten yayınların cilt düşüşünü yaparak ilgili birime göndermek.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

ÖDÜNÇ VERME

Görevi:

Üyelik işlemlerini gerçekleştirmek.

Ödünç Verme Birimi ile ilgili tüm işlemleri YORDAM otomasyon programı üzerinden yapmak.

Ödünç alınan yayınlar için Ödünç, İade ve süre uzatma işlemini yapmak.

Ödünç alınan yayınların iade tarihi bilgilerinin takibini e-mail, telefon ve şahsen uyarı ile yapmak.

Gerekirse süre aşımı durumunda resmi yazı ile uyarmak.

Kullanıcıların ilişik kesme işlemlerini yapmak.

Eserlerin gecikmesi durumunda gecikme cezası uygulamak.

Self Check kontrolünü yapmak.

Güvenlik kapısı denetimini yapmak

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

DANIŞMA:

Görevi:

Ön Danışma hizmetinde Kütüphane kullanıcılarını istekleri doğrultusunda yönlendirmek.

Kütüphaneye gelen engelli öğrencilerimize girişlerde yardımcı olmak.

Kullanıcılara Otomatik Ödünç Verme makinesi (Self-Check) kullanımında yardımcı olmak.

Oryantasyon programları düzenleyerek Üniversite içinde yer alan Fakülte ve Bölümlere, Üniversite dışından gelen okul ve gruplara Kütüphaneyi ve bilgi kaynaklarını tanıtmak.

Amirlerce verilecek diğer görevleri yapmak.

KÜTÜPHANELER ARASI İŞBİRLİĞİ

Görevi:

Kullanıcıların gereksinim duyduğu materyallerin Kütüphanelerarası Ödünç Verme çerçevesinde ödünç alınması / verilmesi işlemini yapmak.

Kütüphanelerarası Ödünç Verme (ILL) istekleri KİTS (Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi) sistemi üzerinden yapmak.

KİTS ve TÜBESS üzerinden her türlü işlemlerin takibini yapmak.

Faaliyet raporlarında kullanmak, iş hacmini ölçmek ve değerlendirmek amacıyla işbirliği kapsamında başka kütüphanelerden ve bizden kaç kişinin istekte bulunduğu ve istenen/gönderilen material sayısı gibi bilgilerin olduğu istatistik formlarını doldurur.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

KİTAPLAR, DANIŞMA KAYNAKLARI,TEZLER

KİTAPLAR:

Görevi:

Kitap salonunun genel düzenini sağlamak.

Ödünç Verme Birimince iade alınan kitapların manyetik dolumu yapıldıktan sonra raflara yerleştirmek.

LC Sınıflandırma Sistemine göre raf düzenini sağlamak.

Raftaki yayınları arama ve bulma konusunda kullanıcılara yardımcı olmak.

Hasarlı, yıpranmış yayınları ciltleme işlemi yapılması için Cilt ve Onarım servisine göndermek.

Sırt etiketi düşmüş ya da hasarlı kitapları Kataloglama birimine göndermek.

DANIŞMA KAYNAKLARI

Görevi:

Danışma kaynakları koleksiyonunu geliştirecek yayınları belirlemek.

Hasarlı kitapları cilthaneye, kayıt sorunu bulunan kitapları ise Kataloglama Birimine göndermek

Danışma kaynaklarının kütüphane içerisinde kullanımını sağlamak.

LC Sınıflama Sistemi’ne göre raf düzenini sağlamak.

TEZLER

Görevi:

Görsel işitsel materyallerin ve Üniversitemizde yapılan yüksek lisans ve doktora tezlerinin kataloglama ve sınıflama işlemlerini yürütmek.

CD halinde gelen tezlerin Türkçe ve İngilizce özetlerini sisteme kayıt etmek.

Tezlere demirbaş numarası vermek.

Araştırmacıların tezlerden yararlanmasını sağlamak.

Materyal ve kullanıcı sayısını takip etmek.

NADİR ESERLER

Görevi:

Eski eserlerin kataloglama ve sınıflama işlemlerini gerçekleştirmek.

Eski eserlerin dijital ortama geçirilmesini sağlamak.

ILL servisi aracılığıyla elektronik ortamında istenen eserleri taramak.

Elektronik ortama aktarılmayan Nadir Eserlerin E-posta yoluyla okuyuculara ulaştırılması.

Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

MULTİMEDYA

Görevi:

Müzik albümleri ve nota arşivi oluşturmak.

Bağış olarak gelenleri, Bağış seçme talimatına göre değerlendirip seçilenleri teknik hizmetler servisine ulaştırmak.

Kütüphane otomasyonuna Veri girişi, sınıflama numarası ve barkod etiketleri yapıştırılmış, Görsel-işitsel malzemelerin konulduğu özel dolaplara belirli düzende yerleştirmek.

Görsel-işitsel materyalleri kütüphane içinde, özel film gösterici, müzik dinleme, bilgisayar vb. Araçlarla, randevu ile düzenli bir şekilde yarararlandırma hizmetini gerçekleştirmek.

Materyallerin Ödünç verme talimatına göre ödünç, iade, ceza işlemlerini yapmak,.

Görme Engelliler için oluşturulan konuşan kitaplığın görme engellilerin kullanıma sunmak.

Görme Engelliler Birimi ile ilgili donanımsal ve yazılımsal sorunların çözümüne yönelik çalışmalar yapmak.

KULLANICI EĞİTİMİ HİZMETİ

Görevi:

Veritabanları kullanıcı eğitimlerini organize etmek,

Akademik personele ve öğrencilere yönelik, basılı ve elektronik ortamdaki bilgi kaynakları için kullanıcı eğitimi düzenlemek.

Turnitin tez, ödev ve proje intihal tarama programı için üyelik işlemlerini gerçekleştirmek ve Turnitin kullanıcı eğitim programı düzenlemek.

KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİLER

Görevi:

Kısmi zamanlı olarak çalışan öğrenciler, kendilerine verilen görevleri ilgili mevzuat esasları ve amirleri tarafından verilen talimatlar doğrultusunda yerine getirmekle yükümlü ve sorumludur.

Kısmi zamanlı olarak çalışan öğrenciler işlerini dikkat ve itina ile yerine getirmek ve kendilerine teslim edilen Devlet malını korumak ve her an hizmete hazır halde bulunmak zorundadır.

Kısmi zamanlı olarak çalıştırılan öğrencilerin çalışma süresi haftada en çok 15 saattir.

Çalışma süresinin haftanın günlerine dağılımı, işin başlama ve bitim saatleri birim yöneticilerince belirlenir.

Her ayın sonunda çalıştıkları iş süresince ödemeye ilişkin puantaj düzenlenir.

Verilen diğer görevleri yapmak

FAZLA ÇALIŞMA (İKİNCİ ÖĞRETİM)

Görevi:

Kitap salonunun genel düzenini sağlamak.

Ödünç Verme Birimine iade edilen kitapların manyetik dolumu yapıldıktan sonra raflara yerleştirmek.

LC Sınıflandırma Sistemine göre raf düzenini sağlamak.

Raftaki yayınları arama ve bulma konusunda kullanıcılara yardımcı olmak.

Hasarlı, yıpranmış yayınları ciltleme işlemi yapılması için Cilt ve Onarım servisine göndermek.

Sırt etiketi düşmüş ya da hasarlı kitapları Kataloglama birimine göndermek.

Verilen diğer görevleri yapmak

SEKRETER

Görevi:

Daire Başkanının telefon ya da diğer araçlarla dahili ve harici irtibatını sağlamak

Çalışma yerindeki araç-gereç ve dokümanları sağlam bir şekilde kullanmak ve yapılması gereken bakım ve temizlik işlerini düzenli olarak yapmak.

Görüşme yapmak üzere gelen ziyaretçilere yardımcı olmak.

Randevularını düzenlemek.

Verilen diğer görevleri yapmak.

BELGE YÖNETİM

Görevi:

Daire Başkanlığı ile ilgili tüm yazışmaları yürütmek.

ÜBYS (Üniversite Belge Yönetim Sitemi) üzerinden gelen giden evrak takibi ve düzenini sağlamak.

ÜBYS üzerinden gelen evrekları ilgili birime havale etmek.

Cevap gerektirecek yazıları düzenleyerek ilgili kişiler adına paraf ve imza açmak.

Kısmi zamanlı öğrencilerin çalıştıkları iş süresince ödemeye ilişkin puantajlarını düzenlemek.

İkinci öğretimde görev yapan idari personele, yasal çalışma saatleri dışında yapacakları fazla çalışmanın karşılığı olarak ödenecek ücret puantajlarını düzenlemek.

Verilen diğer görevleri yapmak.

TEMİZLİK HİZMETLERİ

Görevi:

Tüm binanın genel temizlik hizmetlerini yürütmek.

Okuma salonlarındaki kitap ve kitap raflarının temizliğini yapmak.

Personel odalarını temizlemek.

Evrak ve dosyaları ilgili yerlere götürmek, getirmek, evrakın gizliliğini ve emniyetini sağlamak.

Hizmetlerin etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak amacıyla diğer personele yardımcı olmak.

Amirlerce verilecek diğer görevleri yapmak.

BEKÇİLER VE GÜVENLİK

Görevi:

Kütüphaneye giriş ve çıkışları kontrol etmek.

Kurum dışı kullanıcıların kayıtlarını tutmak.

Kullanıcıları istekleri doğrultusunda yönlendirmek.

Kurallara uymayan, kütüphaneye ait materyali izinsiz dışarı çıkarmak isteyen, materyallere zarar veren kişilerin tespiti için kontroller yapmak ve okuyucu hizmetleri ve ödünç verme birimine Haber vererek gerekli tutanakları tutmak.

Mesai saatleri dışında bina güvenliğini sağlamak.

Bina içerisinde veya bina dışında beklenmeyen bir durum ile karşılaştığında üst yöneticiyi haberdar etmek.

Verilen diğer görevleri yapmak.